к списку статей раздела

Выдача сведений о заработной плате из архива организации

Если организация ведет лицевые счета (Форма Т-54 и Т-54а утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), то они группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (п. 4.20 Правил, 2015). Хранятся в организации на протяжении установленных сроков. Не все организации ведут лицевые счета, тогда согласно ст. 412 Перечня, 2010 любые документы, содержащие сведения о доходах сотрудника должны храниться 50 (75) лет.


Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.[1] Обратите внимание на п. 4.22 Правил, 2015, лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.[1] Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. (п. 4, п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Главное, чтобы учетный документ, разработанный организацией, содержал все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

[1] Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”

Организация документы по личному составу хранит у себя, а при ликвидации должна будет передать их на хранение государственный архив (п. 9.7.2. Правил, 2002).

Любые обращения граждан о получении информации социально-правового характера будут направляться в организацию до тех пор, пока она существует в любой организационно-правовой форме, при любом названии организации. В порядке правопреемства организации обязаны хранить документы своих предшественников. Фонд такой организации будет представлять из себя единый фонд (п. 5.2.5. Правил, 2002).

Ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия (п. 5.11. Правил, 2015).

При запросе сторонних организаций[1] сведения о заработной плате сопровождают письмом с традиционной или электронной подписью, или если документы поставлены на архивный учет, содержимое из архивного документа будет в точности воспроизведено в архивной выписке на бланке организации (п.5.13. Правил, 2015). Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме. Обратите внимание, что запрос составляется не просто в организацию, а в архив организации. Такие запросы должны быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления (п. 5.10. Правил, 2015)

[1] В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Обращаем внимание на то, что за нарушение правил хранения бухгалтерской документации предусмотрена административная ответственность:

· В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ административная ответственность за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов установлена в отношении должностных лиц.

· Субъектами правонарушения, предусмотренного ст. 15.11 КоАП РФ являются руководитель и иной работник организации, в чьи функции входит организация и (или) ведение
бухгалтерского учета в организации, а также составление и представление бухгалтерской отчетности.

· Санкция статьи 15.11 КоАП предусматривает:

- штраф от 5 до 10 тысяч рублей для должностных лиц за первичное нарушение.

- штраф от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет за повторное нарушение.

Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности в том числе понимается отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.



Последние статьи

12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
29.08.2017
В чем отличие архивного хранения документов от хранения документов на полках?
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017
15.05.2017
Шаблон запроса на выдачу сведений из архива организации
27.04.2017
Выдача, копирование, изъятие документов из архива организации
07.04.2017
Охрана труда архивиста