к списку статей раздела

Учимся хранить документы в электронном виде

В последние годы наметилась тенденция - и в отделах кадров в том числе - переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс. Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону. В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Статья от наших коллег http://thebestsecretary.ru/


Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое в большинстве случаев содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к Приказу Росархива от 29.04.2011 N 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти <1> перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности” (далее - Рекомендации). В Приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными. Просим также обратить внимание на слово “должно” в заголовке Приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

————————————————

<1> Далее - ФОИВ.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном формате. Чтобы придать ему силу - распечатывать его не нужно, его распечатка - это копия.

Далее рассмотрим, в соответствии с чем и как именно осуществлять хранение электронных документов.

Что говорят нормативы

Минувшей осенью вступили в действие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, далее - Правила). В них впервые на нормативном уровне были закреплены правила хранения электронных документов.

До этого принципы работы с электронными документами в части их хранения довольно скупо содержались в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Кроме того, с 2012 г. существует проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций <2>, разработанный Росархивом (далее - проект рекомендаций). Однако в случае его утверждения он не станет обязательным для применения. Мы будем частично пользоваться его советами, поскольку Правила не дают ответы на все вопросы. Существует также одноименный проект рекомендаций, целевой аудиторией которого являются государственные и муниципальные архивы <3>.

————————————————

<2> ?URL=http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization-electronny-document.shtml.

<3> ?URL=http://archives.ru/documents/projects/recomendation-gosarchive-electronny-document.shtml.

Некоторые организации и ведомства выходили из положения, разрабатывая собственные нормативные акты. Например, Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом ФНС России от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@, содержат раздел “Рекомендации к хранению электронных документов”.

Из всех перечисленных актов организации должны следовать только принятым в 2015 г. Правилам. Особенно это касается сферы хранения документов по личному составу.

Последовательно рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов. Забегая вперед, сразу озвучим основное правило: принципы работы с электронными делами аналогичны тем, что используются при хранении бумажных дел, а особенности связаны лишь с разницей форматов.

Электронные документы в номенклатуре дел

В номенклатуру дел организации (или, как в нашем случае - структурного подразделения “Отдел кадров”) электронные документы вводятся наравне с документами на бумажных носителях, не требуя для себя никаких привилегий, кроме одной: должна быть пометка о том, что это дело - электронное. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, предписывают включать указание “Электронные документы” в заголовок дела. Например, “Графики учета рабочего времени. Электронные документы”.

Отметку (допускается также сокращенный вариант “ЭД”) можно также вынести в графу номенклатуры “Примечание”, следуя предписаниям проекта рекомендаций (п. 7.2).

Сроки хранения для электронных дел определяются абсолютно так же, как и для бумажных.

Обычно в январе заполняется графа 3 “Количество дел” номенклатуры за прошлый год и составляется итоговая запись. Возникает вопрос: что считать в случае электронных документов? По нашему мнению, если придерживаться правила “одно дело - один носитель информации”, то проблем с заполнением графы 3 не возникнет. Подробнее о носителях поговорим ниже.

Экспертиза ценности электронных документов

Экспертизу ценности документов в организации должны проводить архив или служба делопроизводства. Если в компании существуют эти службы и ведется централизованная работа по хранению документов, то отделу кадров можно не беспокоиться: экспертизой займется архивариус. При отсутствии системы хранения документов на предприятии в рамках отдела кадров экспертиза ценности будет означать проверку закрытых в прошедшем году документов, составление описей документов по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Подчеркнем: это нужно делать, даже если архива в организации нет.

Электронные документы, как следует из Правил, вносятся в отдельные описи. Эти описи приведены в Приложениях N N 17 (опись электронных дел, документов постоянного хранения) и 18 (опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения) к Правилам. Бумажные документы по личному составу вносятся в отдельную опись. Ничего сверхъестественного “особые” описи собой не представляют, просто вместо количества листов в деле (томе) указывается объем электронного дела в мегабайтах.

Оформление электронных дел на хранение

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:

- выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);

- защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;

- записать на носитель информации.

Затем следует оформить носитель информации должным образом.

Особенность электронной информации в том, что записанный на носитель файл остается на компьютере, в локальной сети и везде, куда был скопирован ранее. Придется совместно с коллегами из ИТ-отдела принять меры к тому, чтобы этот файл был недоступен пользователям или по крайней мере защищен от изменений. Иначе вполне может получиться так, что в архиве и на компьютерах пользователей хранятся разные версии одного и того же файла, причем на хранении находится самая устаревшая из них.

Если электронный документ создавался в специальной системе электронного кадрового делопроизводства, прежде чем отправить на хранение, его нужно выгрузить из системы. Обычно это касается всевозможных журналов регистрации. Информация, оставшаяся в системе, может оставаться доступной пользователям, но только для чтения и ни в коем случае не для редактирования.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов - PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов, поддерживаемый Международным стандартом ISO 19005-1:2005 <4>. Как указано в Стандарте, этот формат позволяет сохранить визуальное изображение электронных документов с течением времени независимо от средств и систем, используемых для создания, хранения или предоставления файлов. Другими словами, Стандарт утверждает, что даже в далеком будущем файлы формата PDF/A будут доступны пользователям с любых устройств и операционных систем.

————————————————

<4> См. ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)” (Document management - Electronic document file format for long-term preservation), а также его дополнение ISO 19005-2:2011 Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2).

Правила предписывают переводить электронные документы в PDF/A только организациям - источникам комплектования государственных и муниципальных архивов. Но у нас - кадровые документы, и высока вероятность, что после ликвидации организации они отправятся на хранение как раз в государственный или муниципальный архив. Поэтому начать можно с сохранения своих электронных документов в обычном формате PDF, но при этом иметь в виду, что в будущем придется изменить его на специальный. Чем быстрее организация найдет возможность делать это, тем лучше.

Самый удобный носитель информации для записи электронных дел - компакт-диск R (CD-R), то есть диск, на который информация может быть записана только однократно. Диски к тому же удобно хранить и маркировать.

И Правила (п. 2.30), и проект (п. 4.1) рекомендаций говорят о том, что каждая единица хранения каждого электронного дела должна храниться не менее чем в двух экземплярах: основном и рабочем. Основной и рабочий экземпляры должны содержаться на разных носителях.

Кроме того, согласно Правилам (п. 2.32) не реже чем один раз в пять лет нужно проверять физическое состояние носителей электронных дел и воспроизводимость файлов. Возможно, за это время появятся новые, более совершенные форматы хранения документов и носители информации, и тогда нужно будет провести переконвертирование или перезапись электронных дел.

В каждый диск помещается вкладыш-обложка, информационное содержимое которой установлено Правилами (п. 4.34). Там указано, что на вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, указываются:

- наименование организации (полное, сокращенное);

- номер фонда (если в организации существует несколько архивных фондов);

- номер описи электронных дел, документов;

- номер дела по описи;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов: “Осн.” (основной) или “Раб.” (рабочий);

- крайние даты документов электронного дела;

- при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Причем вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Уничтожение электронных архивных документов

Как уже говорилось, электронные документы хранятся ровно столько же, сколько и бумажные. По истечении положенного срока проводится экспертиза ценности и, если экспертная комиссия (если в организации есть архив) или начальник отдела кадров (если архива нет, и хранением своих документов кадровики занимаются самостоятельно) решат, что документ больше не понадобится, оформляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Приложении N 21 к Правилам.

Сам процесс уничтожения прост: диски либо пропускаются через шредер, либо разрезаются ножницами.

Мы рассмотрели процесс хранения электронных документов, создаваемых в отделе кадров. Конечно, очень многое зависит от того, как налажено архивное дело в целом по организации. Если процесс централизован, то кадровикам будет легче: они всегда могут обратиться за помощью в архив или к делопроизводителям. Хуже, если архива нет, ведь его отсутствие не означает, что можно не хранить документы, и работникам отдела кадров приходится самим искать нужные сведения. Мы надеемся, что наша статья поможет правильно оформить на хранение электронные документы.



Последние статьи

22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017
15.05.2017
Шаблон запроса на выдачу сведений из архива организации
27.04.2017
Выдача, копирование, изъятие документов из архива организации
07.04.2017
Охрана труда архивиста
14.03.2017
Выдача сведений о заработной плате из архива организации
09.03.2017
Нужно ли составлять номенклатуру дел в организации?
22.02.2017
Учимся хранить документы в электронном виде
20.02.2017
Работодатель теряет - работник страдает
01.02.2017
Сроки хранения кадровых журналов
13.01.2017
Оформление дел на бумажном носителе