к списку статей раздела

Номенклатура дел на 2017 год

Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.


Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

· внести вновь заведенные дела;

· исключить завершенные;

· отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

Переходящие дела – это дела по вопросам, не разрешенным в течение года. Например, судебные дела, которые могут являться переходящими и не один год. Будьте внимательны с перепиской. Так, если организация постоянно состоит в переписке с контрагентом (например, ООО «Конфетка»), и всю ее собирает в одно дело, то это еще не означает, что дело переходящее. Если переписка касается многих вопросов, которые решаются за одну-две пары писем, то дело будет закрыто в 2016 году. Если письмо-запрос направлено нами 29.12.2016, а ответ на него получен 11.01.2017, то этот ответ будет последним документом в деле «Переписка с ООО “Конфетка”» за 2016 год.

А вот если мы переписываемся с ООО «Конфетка» по одному вопросу, например, по поводу заключения договора, и обмен письмами по этому вопросу будет продолжен в
2017-м, то дело переходящее.

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание»:

1
2


Вновь заведенные дела

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно предоставить структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

· «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, написано выше.

· Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.

· При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Материал публикуется с разрешения автора ?URL=http://archiv63.ru/



Последние статьи

22.01.2018
Хранение трудовых договоров
22.01.2018
Хранить копии трудовых книжек уволенных не нужно. К такому выводу пришел Верховный Суд
22.01.2018
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка
22.01.2018
В какие учётные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов?
12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017