Проверка наличия и состояния дел в архиве организации
Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Для чего?
- устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
- выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
- выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
- выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Когда?
- для документов на бумажных носителях проводится комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет;
- для электронных документов - не реже одного раза в 5 лет;
- при смене лица, ответственного за архив
Что делать при проверке?
- сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
- помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;
- изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
- изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;
- изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.