к списку статей раздела

Проверка наличия и состояния дел в архиве организации


​Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Для чего?

  • устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
  • выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
  • выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
  • выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
  • выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

​Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Когда?

  • для документов на бумажных носителях проводится комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет;
  • для электронных документов - не реже одного раза в 5 лет;
  • при смене лица, ответственного за архив

Что делать при проверке?

  • сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
  • помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;
  • изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
  • изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;
  • изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.



Последние статьи

22.01.2018
Хранение трудовых договоров
22.01.2018
Хранить копии трудовых книжек уволенных не нужно. К такому выводу пришел Верховный Суд
22.01.2018
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка
22.01.2018
В какие учётные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов?
12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017