Как правильно вывезти и уничтожить документы
Автор: Авдюшин Денис генеральный директор «Делис Архив»
В организациях, ведущих бумажный документооборот, рано или поздно возникает вопрос: что делать с документами, сроки хранения которых истекли, и никакой ценности для работы они уже не представляют? Конечно, их необходимо уничтожить, но делать это нужно правильно, чтобы потом не возникли проблемы с законом.
Отбор дел к уничтожению
Первым этапом необходимо провести экспертизу ценности документов. Для уничтожения отбираются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности. Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия, которая создается на основании приказа руководителя организации. При проведении экспертизы нужно просмотреть каждый документ, чтобы случайно не уничтожить что-то важное для работы. Сроки хранения определяются по перечням (типовому, ведомственному или по законодательным нормативным актам). Если документ с пятилетним сроком хранения был создан в 2013 году, то уничтожению он подлежит не раньше 1 января 2019 года. Лучше срок его хранения будет увеличен, чем вы уничтожите его раньше.
Составление акта
По итогам работы комиссии составляется акт о выделении документов к уничтожению.
Экспертизе и включению в акт подлежат дела, хранящиеся в архиве и в структурных подразделениях организации. Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03. 2015 № 526 (приложение № 21).
В акте указываются:
● Заголовок дела (или групповой заголовок дел)
● Количество документов по каждой позиции акта
● Код, к которому относится каждая группа отобранных документов
● Срок хранения и нормативные документы, в соответствии с которыми определен срок хранения документов (обычно «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).
Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт, в котором обозначено общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным. После того как акт на уничтожение составлен, экспертная комиссия принимает протокольное решение о его согласовании. После чего он направляется на утверждение руководителю организации.
Необходимость согласования акта
Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел по личному составу, постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению после согласования экспертной комиссией, должны быть направлены на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного архивного органа. В случае если документы организации не подлежат приему в архивные учреждения, дела с истекшими сроками хранения уничтожают без согласования с архивными органами. Однако нужно помнить, что документы по личному составу в обязательно должны быть упорядочены. В этой ситуации экспертная комиссия организации имеет право самостоятельно согласовывать описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Если документы необходимо передать на государственное или муниципальное хранение, отбор документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно
является.
Физическое уничтожение
Решение о способе утилизации принимается самой организацией. Делается это путем:
● Сжигания
● Измельчения
● Химического уничтожения
● Закапывания
Утилизация может быть проведена на месте или путем вывоза на специальные терминалы.
Сжечь или измельчить самостоятельно можно только в случае, если объем бумаг небольшой. Делается это в присутствии ответственного сотрудника. По итогам составляется акт об уничтожении в произвольной форме.
При больших объемах дела вывозятся в организации, оказывающие услуги по утилизации. Документы передаются по накладной, которая содержит дату, данные о количестве дел и общем весе. Вывоз можно осуществить своими силами либо путем привлечения специализированной организации.
В целях сохранения конфиденциальности загрузка в транспорт, транспортировка до места и уничтожение осуществляются при сопровождении сотрудника архива. Для подтверждения полной утилизации может вестись съемка всего процесса, которая потом прилагается как дополнительное подтверждение к акту об уничтожении документов.
Привлечение сторонних организаций
Процесс отбора и уничтожения довольно кропотливый и требует определенных знаний, которыми не всегда обладают сотрудники компании. В таких случаях рекомендуется привлечь специализированную организацию с квалифицированными сотрудниками, которые и возьмут всю работу на себя. Передача части функций архива на аутсорсинг практикуется уже давно и пользуется большим спросом. Вам не потребуется отвлекать своих сотрудников, загружая их несвойственными функциями по участию в комиссиях, вывозе или физическому уничтожению бумаг. Специалисты оперативно проведут все работы, начиная от экспертизы, завершая вывозом и
утилизацией, гарантируя соблюдение режима конфиденциальности. При этом вы будете уверены, что документы уничтожены с соблюдением всех требований законодательства.