к списку статей раздела

Нужно ли составлять номенклатуру дел в организации?

Ни в одном НПА нет закрепленной обязанности за организацией составлять номенклатуру дел, не считая того случая, когда организация является источником комплектования госархива. Правила, 2002 года носят рекомендательный характер, а Правила, 2015 о номенклатуре дел содержат очень скромные сведения – с 4.14 по п. 4.18, Приложение 25-26. Нет никаких санкций за ее отсутствие.


​Каждый отдел ведет свои документы, знает какие документы должны быть, и вроде бы зачем нужна номенклатура дел, особенно если объем документооборота не большой. Элементарно иногда бывает так, что ее некому составлять, компетенции сотрудников может быть недостаточно.

Есть ряд документов, из которых косвенно вытекает, что организация должна составлять номенклатуру дел:

- Приказ ФСФР России от 06.03.2013 N 13-16/пз-н “Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов” (Зарегистрировано в Минюсте России 19.06.2013 N 28839);

- Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс “Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).

Это значит, что организации, имеющие форму акционерного общества и сраховщики составляют свои номенклатуры дел.

Так делать ее или нет?

1. Номенклатура необходима для формирования и учета дел в делопроизводстве организации. По сути, представляет из себя систематизированный перечень дел, заводимых в организации.

2. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, а если не составляются годовые разделы сводных описей – служит такой описью.

3. Решение составлять ее или нет придет, если проанализировать:

- Объем документов в организации простым просмотром шкафов и прямым подсчетом папок в конце года;

- Передаются ли дела в архив и в каком виде. Если дела составлены с учетом всех необходимых требований это большой плюс, если документы стихийно перемещаются из кабинетов в кладовку – то это признак того, то номенклатура дел должна быть, для того чтобы понимать какие документы образуются в работе организации и кто их создатель.

4. Номенклатура дел нужна там, где организовано централизованное делопроизводство, потому что номера делам присваиваются не как захочется, а в соответствии с принятой схемой систематизации дел. Если такового нет, то структурное подразделение может составить свою номенклатуру и хранить ее постоянно.



Последние статьи

12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
29.08.2017
В чем отличие архивного хранения документов от хранения документов на полках?
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017
15.05.2017
Шаблон запроса на выдачу сведений из архива организации
27.04.2017
Выдача, копирование, изъятие документов из архива организации
07.04.2017
Охрана труда архивиста