Процесс научно-технической обработки документов, которым предстоит стать архивными, самый объемный и включает в себя ряд этапов:
1. Качество и количество будущих архивных документов зависит от правильно сформированной номенклатуры дел, которая должна быть полной, включать в себя дела, обязательные в делопроизводстве и обязательные к хранению. Не следует делать номенклатуру избыточной, а включать только те документы, помимо обязательных, которые реально участвуют в делопроизводстве.
2. По завершению делопроизводственного года, следует создать план приема архивных документов от структурных подразделений. Согласно номенклатуре дел определить перечень дел, подлежащих сдаче.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Приказом Росархива, 2009 № 76. В части раздела 3.5, Приложения № 20-28
Решения судов, кассационные жалобы, обжалования Решений по вопросам применения норм права в сфере нарушения законодательства о хранении документов и привлечении хозяйствующих субъектов к административной ответственности (нарушение правил пожарной безопасности архивов, нарушений норм закона о порядке хранения бухгалтерской, управленческий и финансовой документации).
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из Федерального закона № 125-ФЗ, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону № 125-ФЗ. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.
Споры гражданского характера редко бывают доведены до суда. Не часто граждане отправляются в суд, чтобы защитить свои права на доступ к документам, которые затрагивают их права. На это есть несколько причин: утрата документов в связи с ликвидацией предприятия, так что уже нет ответчика, а документы не были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив; правоотношения могли быть не оформлены документально, в связи с чем теряется источник доказательств этих правоотношений. Прежде чем дойти до суда, гражданин вынужден писать обращения и ждать ответов, процесс этот затрудняется и административными барьерами.
Одним из требований к оформлению архивных дел является переплет (раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций). Не все организации располагают необходимым оборудованием для переплетных работ. Чаще всего такие работы выполняют типографии. Как известно, гражданско-правовые отношения находят свое отражение в договоре. В данном случае речь идет о выполнении работ по договору подряда.
Большинство споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных предприятий. Накопились большие объемы документов, включая советский период, особенно эта касается дел по личному составу. Несоблюдение порядка хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.
Пункт 1.3.4. Основных правил работы архивов организаций гласит: архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Не секрет, что основным документом делопроизводителя является инструкция по делопроизводству. Не всегда организация занимается ее разработкой и утверждением. Нет нормативного документа, который бы обязывал организацию ее иметь. И тем не менее, организация обязана хранить документы и должным образом их содержать. В статье рассмотривается пример локального руководящего документа «Инструкция по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации» (далее - Инструкция). Данный руководящий документ утверждается руководителем организации распоряжением по основной деятельности.
Архивный документ – это объект права собственности. Особый статус архивного документа закреплен в Законе № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Положения статей главы 2 данного закона разграничивают собственность государственную, собственность субъекта и частную собственность на архивный документ. Исходя из этого к архивным документам, как к объекту собственности, применяются нормы, установленные гражданским кодексом РФ. Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. В отношении архивного документа устанавливается владелец - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Особенностью в рассмотрении таких дел можно назвать сложность в признании права собственности на спорные документы. Истцу необходимо подтвердить титул собственника и только потом истребовать документы из незаконного владения.
