Проверка наличия и состояния дел в архиве организации

​Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Для чего?

• устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;
• выявляются и устраняются недостатки в учете документов;
• выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;
• выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
• выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

​Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации. Когда?

• для документов на бумажных носителях проводится комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет;
• для электронных документов - не реже одного раза в 5 лет;
• при смене лица, ответственного за архив

Что делать при проверке?

• сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
• помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;
• изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
• изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;
• изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.