Должностная инструкция, ответственного за архив
Если в вашей организации нет должностной инструкции, ответственного за архив, не стоит пренебрегать этим локальным документом, особенно в свете появившихся профстандаров. Для архивиста организации это профстандарт, утвержденный Приказом Минтруда России от 06.05.2015 N 276н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией” (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37509). Для архивиста код В/02.5 Организация текущего хранения документов.
Извлечение из профстандарта: организация текущего хранения документов
Поэтому должностную инструкцию необходимо составлять с учетом этого профстандарта.
Должная инструкция будет состоять из 4 разделов:
1. Общие положения
В этом разделе указывают:
- Требования к образованию, умениям, стажу архивиста
- Порядок назначения/освобождения на должность
- Кому подчиняется архивист
- Чем руководствуется в своей работе
2. Должностные обязанности архивиста
Этот раздел как раз вытекает из профстандарта, из раздела таблицы «необходимые умения».
Например,
- Осуществляет организацию работы архива
- Составляет номенклатуру дел организации
- Осуществляет комплектование дел
- Составляет научно-справочный аппарат к архиву
- Выполняет запросы граждан и подготовка архивных выписок, справок, копий документов
- Организует размещение дел в помещении архивохранилища
- Участвует в разработке нормативных локальных актов по архивному делу
- Является секретарем Экспертной комиссии организации
3. Права архивиста
Архивист имеет право участвовать в принятии решений в рамках своей компетенции по вопросам архивного дела в организации. Для этого, он может знакомиться с документами, запрашивать документы, рекомендовать руководству, оказывать методическую помощь.
4. Ответственность архивиста
Архивист несет дисциплинарную ответственность за невыполнение свои обязанностей. Архивист совместно с руководителем организации несет административную ответственность за сохранность документов организации