Полное оформление дел

От наших партнеров http://archiv63.ru/ статья с разъяснением о том, что такое полное оформление дел.

На рекламных картинках нам показывают архивы, состоящие сплошь из ровных рядов ярких папок-регистраторов. Или, наоборот, строго и по всем правилам сшитых в картонные обложки томов. А в реальности неверно и то, и то. Часть дел можно хранить в папках, другие же дела нужно обязательно оформлять в картон. Какие дела подлежат полному оформлению, а какие частичному, и что это за оформление, разбираемся в статье.

Слово правилам

Смотрим в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526), пункт 4.19: «В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

· подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· составление внутренней описи документов дела;

· оформление обложки дела».

Что подразумевает частичное оформление дел, Правила-2015 загадочно молчат. Выручают, как обычно, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), п. 3.6.3.:

«Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять».

Очевидно, имеются в виду дела со сроками хранения от 5 до 10 лет. Дела до 5 лет, по Правилам-2015, вообще не передаются в архив организации. На практике же передаются и еще как: отделы освобождают место, как могут. Получается, что все дела в архиве по способу оформления можно разделить на три группы:

1) дела со сроком хранения 5 лет включительно можно хранить в папках-регистраторах, не нумеруя страницы и не составляя никаких надписей; главное – навести порядок в папке и правильно (=понятно для всех) надписать ее корешок;

2) дела со сроком хранения от 5 до 10 лет включительно сшиваются в картон, но по «облегченной системе» без нумерации листов и заверительных надписей;

3) дела со сроком хранения от 10 лет и до бесконечности, то есть «постоянно», а также по личному составу оформляются по полной программе, как именно – написано выше.

Обратите внимание: дела по личному составу подлежат полному оформлению независимо от сроков хранения! Так что даже «пятилетки», например, приказы о предоставлении отпуска и иже с ними, придется сшивать в картонную обложку.