к списку статей раздела

В чем отличие архивного хранения документов от хранения документов на полках?

Такой актуальный вопрос, особенно для тех компаний, в которых нет как такового архива.


  1. Во-первых, документы, законченные в текущем делопроизводстве, подлежат научно-технической обработке и постановке на архивный учет. Что это значит? Это значит, что документы, которые подшиты во множество современных красивых папок, необходимо сформировать в дела в соответствии со сроками хранения, от срока хранения будет зависеть дальнейшее оформление дел – полное или частичное. Каждое сформированное дело подлежит постановке на архивный учет. Это значит, что дела должны быть включены в соответствующую опись дел, внесены в книгу учета поступления/выбытия дел и иметь архивный шифр (идентификатор дела).
  2. Во-вторых, документы, поставленные на архивный учет, имеют особый порядок использования. Нельзя просто так по первому же устному запросу выдать пачку дел из архива, это грозит их утратой или порчей. Выдача дел, справок, выписок, копий строго фиксируется в учетных журналах, а запросы на выдачу документов и дел визируются руководителем организации. Изъятие оригиналов документов возможно только по решению суда с соответствующими отметками в документах архивного учета, выдача подлинных личных документов их владельцам так же осуществляется через заявление.
  3. При отсутствии помещения под архив, можно продолжать хранить документы на полках, но это уже будут не просто документы в красивых папках с названием на корешке, а архивные документы, юридическая ценность которых не может быть подвергнута сомнению.



Последние статьи

12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
29.08.2017
В чем отличие архивного хранения документов от хранения документов на полках?
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017
15.05.2017
Шаблон запроса на выдачу сведений из архива организации
27.04.2017
Выдача, копирование, изъятие документов из архива организации
07.04.2017
Охрана труда архивиста