Что нас ждет если изменят срок хранения документов по личному составу
Законодательная инициатива, исходящая от Росархива посредством Минкульта РФ, о сокращении сроков хранения дел по личному составу с 75 лет до 20 лет, вызывает некоторые сомнения и вот почему:
1. Видов документов по личному составу множество. Любой кадровый работник подтвердит, что объем кадрового делопроизводства велик. Это не только личные дела и лицевые счета, но и приказы о назначении, увольнении и перемещении, наградные дела, трудовые контракты и соглашения, и ряд других документов, с постоянным сроком хранения и сроком в 75 лет, согласно Перечню, 2010.
2. Закон об Архивном деле дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.
3. Возникает противоречие положений законопроекта о сокращении сроков хранения документов по личному составу и сроков хранения, которые установлены Перечнем, 2010 в отношении документов по личному составу.
Хранение документов по личному составу с 75 летним сроком:
1. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении
2. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий
3. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о поощрении, премировании, награждении
4. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы
5. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о перемене фамилии
6. Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.
7. Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.
8. Личные карточки работников, в том числе временных работников.
9. Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.
10. Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
11. Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных
12. Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.
13. Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений
14. Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
15. Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
16. Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда
17. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.
18. Тарификационные ведомости
19. Уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел.
20. Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
Документы по личному составу с постоянным сроком хранения:
1. Личные дела Руководителей организации.
2. Коллективные договоры.
3. Документы о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих.
4. Протоколы заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов.
5. Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий.
6. Документы о награждении иностранными орденами и медалями.
7. Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных.
8. Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки (по месту разработки и утверждения – постоянно).
4. В попытке Росархива сократить расходы на хранение документов с 75 до 20 лет есть возможность нарушить права граждан на получение информации частного характера, причем не только об уровне дохода для назначения пенсии. Не понятно почему документы по личному составу привязали только к персонифицированного учету в Пенсионном фонде РФ. По-видимому, законодатель предполагает установить предельный срок в 20 лет для всех видов документов по личному составу.
Вот как законодатель объясняет свою позицию в пояснительной записке к Законопроекту:
Законопроект подготовлен в целях оптимизации и сокращения физических объемов ведомственного архивного хранения документов по личному составу - приказов, личных дел, бухгалтерских лицевых счетов. С целью документационного обеспечения пенсионных прав граждан в соответствии с действующими правилами срок хранения документов составляет 75 лет. На 2009 год только в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, хранилось более 122 млн. дел по личному составу. При этом на хранение в государственные и муниципальные архивы в 1991- 2009 годах в результате массовых ликвидаций организаций было принято около 33 млн. дел по личному составу.
В соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. No 27-ФЗ “Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования”, в настоящее время создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, пополняются ее сведения в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой̆ деятельности. Таким образом, созданы все необходимые условия для назначения в будущем трудовой̆ пенсии по старости. Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом Российской̆ Федерации по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Таким образом, отпадает необходимость хранить документы о заработках граждан на бумажных носителях в других архивах.
Сокращение сроков временного хранения документов по личному составу, созданных после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом “Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования”, с 75 лет до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной̆ власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности.
Как видно, речь идет только о документах, подтверждающих заработок, а как же быть с другими документами по личному составу?! Если Росархив смущает дублирование информации об уровне дохода в ПФ РФ в единой системе персонифицированного учета и видит в этом избыточность, тогда уместно говорить только о тех видах документов, которые подтверждают уровень дохода исключительно в рамках трудовых отношений.