к списку статей раздела

Правовой статус архивного документа

Невозможно представить современное общество без документирования информации на любом из видов носителей. В процессе осуществления различных форм деятельности человек неизбежно обращается к той или иной информации в уполномоченные структуры – владельцам этой информации. Документ, в первую очередь, несет смысловую нагрузку, содержит ценную, необходимую информацию, которая может явиться основанием для наступления юридически значимых последствий. Когда просто документ становится архивным документом? Какие есть формы собственности на архивные документы? Каков его юридический статус и значение для общества? Разберемся с этим вопросом в рамках правового поля.


Статья вышла в журнале Хороший секретарь.

Сичкарева, М.М. Правовой статус архивного документа [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь - 2014. - № 3

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ) содержит нормы императивного характера, и относится к публичному праву, так как регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Субъектом права, в данном случае, являются публичные образования: органы власти всех уровней и подведомственные им организации, органы местного самоуправления, коммерческие структуры. Объектом права является архивный документ, на который направлены юридически значимые действия субъекта: реализация полномочий по распоряжению в пределах, установленных законом. Законом определен круг полномочий органов власти, в том числе органов местного самоуправления, по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, что и составляет содержание предмета архивного дела. Возникновение правоотношений, регулируемых Законом № 125-ФЗ, исходит от нормы статьи 13 «Создание архивов», которая обязывает государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности, архивных документов. Архивное дело регулируется не только нормами Закона № 125-ФЗ, но и другими подзаконными актами, ведомственными актами, актами субъектов, актами органов муниципальной власти, локальными актами, актами судебной власти. Совокупность таких актов представляет собой источники норм права, регулирующих сферу архивного дела.

4 стадии архивного дела:

1. Организация хранения архивных документов – это действия субъекта, направленные на обеспечение сохранности документов.

2. Комплектование это действия субъекта, направленные на формирование соответствующего архивного фонда.

3. Учет – это действия субъекта, направленные на систематизацию дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

4. Использование документов – это действия субъекта, направленные на практическое применение архивных документов.

Каждая из стадий регламентируется соответствующими нормами, представляет собой трудоёмкий процесс от начала создания архивного документа до его непосредственного использования.

Архивный документ – это объект права, а именно, объект права собственности. Особый статус архивного документа закреплен в Законе № 125-ФЗ. Положения статей главы 2 данного закона разграничивают собственность государственную, собственность субъекта и частную собственность на архивный документ. Исходя из этого к архивным документам, как к объекту собственности, применяются нормы, установленные гражданским кодексом РФ. Однако есть ряд ограничений: архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению. Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. В отношении архивного документа устанавливается владелец - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Документы Архивного фонда РФ могут находиться и в частной собственности. Основанием для включения документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации является экспертиза ценности документов и оформление договора между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Одним из принципов административной реформы, проводимой в России с 2005 года, является повышение эффективности взаимодействия органов исполнительной власти и гражданского общества, а также повышение прозрачности деятельности органов исполнительной власти. В связи с этим особую значимость архивного фонда составляют документы государственных органов. Именно в их деятельности создаются документы, которые отражают социально-экономическое развитие общества. Перечень документов, отражающих деятельность органов власти, закреплен в номенклатуре дел. Особенность составления номенклатуры дел вытекает из положения о структурных подразделениях и реального документооборота. Номенклатура дел не должна носить номинальный характер и содержать заголовки дел, которые не формируются, но при этом необходимо избегать избыточности формулировок заголовков. Заголовки должны отражать фактический состав дела. Особое значение имеют документы постоянного хранения, отражающие реализацию целевых программ и проектов, социальный паспорт территории, аналитические материалы и мониторинги, документы о положении дел в отдельных отраслях (например, доклад о положении детей, доклады о социально-экономическом развитии). Зачастую, информация о деятельности органов власти формируется в разных структурных подразделениях, что затрудняет ее сбор и обработку в единое дело. Так же проблематичным является и то обстоятельство, что в течение делопроизводственного года документы не формируются в дело последовательно, документы могут храниться в электронном виде, могут быть переданы в другие органы или утрачены. Все это приводит к тому, что становится затруднительно провести анализ документов и систематизировать их, согласно заголовку дела по номенклатуре, и в результате, дело не передается на хранение с отметкой о том, что дело не формировалось. Решение данной проблемы возможно с помощью создания унифицированных форм архивных документов или отдельного перечня документов, которые обязательно включаются в номенклатуру, формируются и передаются на хранение. Данное решение необходимо оформить нормативно-распорядительным документом руководителя. Стоит отметить, что большая часть регламентации процессов делопроизводства, подлежит регулированию локальными нормативно-распорядительными документами. От качества их разработки зависит их применимость на практике.

Документ приобретает статус архивного после научно-технической обработки, включения в документы архивного учета, передачи на архивное хранение и постановки на государственный учет. Закон № 125-ФЗ дает следующую дефиницию: архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Научно-техническая обработка это самый сложный этап в формировании архивного документа, требующий квалификации сотрудника. Номенклатура дел позволяет лишь отчасти определить будущий состав архивных документов т.к. на этапе создания номенклатуры заголовки могут иметь лишь формальный характер, и только по завершению делопроизводственного года, фактический набор документов и будет определять состав архивного документа. В связи с этим может быть изменен и заголовок дела, и срок хранения. Зачастую, в архивные описи включаются дела, которые не были включены в номенклатуру, либо после проведения экспертизы документов с временным сроком хранения, формируются дела с постоянным сроком хранения. Итак, можно сделать вывод о том, что номенклатура дел не является перечнем архивных дел. Безусловно, номенклатура дел содержит заголовки дел с постоянным сроком хранения, которые обязательно формируются и передаются на хранение (нормативно-распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу, личные дела сотрудников, годовые отчеты по направлениям деятельности, отчеты о финансовых операциях и. др.), но при этом в номенклатуре могут быть «пробелы», что становится очевидным в процессе осуществления текущей деятельности. Например, могут обнаружиться документы, которые не вошли ни в одно дело, или образовался новый состав дела, могут быть обнаружены оригиналы документов, которые были переданы в другие структуры в связи со служебной необходимостью, или при реорганизации не была соблюдена процедура передачи документов, после чего документы считались утраченными. Очевиден проблемный характер этапа создания архивного документа. Качество и полнота вновь созданного архивного документа зависят только от уровня знаний и опыта специалистов. Невозможно создать архивный документ, не разбираясь в предметной области.

Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Так же архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, т.е. те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае – это официальный и единственный источник информации. Как показывает практика, компании-работодатели нарушают нормы закона о сохранности документов по личному составу, что приводит к их утрате и невозможности восстановления. Бесспорно, это нарушает права гражданина на получение информации, но наиболее сложным является вопрос о защите нарушенного права. На текущий момент это лишь констатация факта. Решение проблемы носит смежный характер – на стыке юриспруденции и государственного управления, но бесспорно, это задача государства, как гаранта прав и свобод гражданина.

Правовой режим доступа к архивным документам основан на принципе свободного и безвозмездного доступа к информации, за исключением случаев прямо указанных в законе. Эти ограничения связаны: с государственной тайной; с охраной подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; со сведениями, составляющими личную тайну гражданина. Правовой режим использования архивного документа основан на праве использования, передачи, распространения информации, которую содержит архивный документ, создании его копий для любых законных целей. В итоге, можно говорить, о публичном характере архивного документа, за исключением некоторых случаев: охрана личной тайны, охрана государственной тайны и охрана интеллектуальной собственности.

Дело фонда – дело № 1. Документы о документах.

Особую значимость для учета архивных дел представляет дело фонда. Это особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

П. 6.4.7. Основных правил работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) определяет порядок ведения дела фонда. Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составитель акта, специалист, ответственный за ведомственный архив, и гриф утверждения руководителем с датой и живой подписью. Данные документы, представляют собой юридическую значимость, т.к. являются документами-основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т.е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а так же 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.

Итак, документы архивного учета это связующее звено между архивным документом, как материальным носителем информации, и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Подводя итог вышесказанному, очевидна значимость архивного документа в обществе, выполняемые им функции, такие как: юридическая, историческая, социальная, информационная, необходимы в условиях наращивания объемов информации. Проблемы создания архивного документа носят практический характер, нежели правовой. Нормативно-распорядительная база полноценно регулирует все этапы создания, хранения и использования архивного документа. Основной вопрос, который требует решения – это качественный отбор необходимых документов, которые отражают управленческую, финансовую, трудовую и иные виды деятельности. Необходимо исключить невосполнимую утрату документов. Решение этого вопроса носит только организационный характер и требует профессионализма уполномоченных лиц.



Последние статьи

12.09.2017
Должностная инструкция, ответственного за архив
01.09.2017
О налоговых уведомлениях для физ.лиц
29.08.2017
В чем отличие архивного хранения документов от хранения документов на полках?
23.08.2017
Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов
17.08.2017
Сроки хранения списков личного состава
17.08.2017
ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЕ 13.25 КОАП
22.06.2017
Изменения в законе об архивном деле от 18.06.2017
15.05.2017
Шаблон запроса на выдачу сведений из архива организации
27.04.2017
Выдача, копирование, изъятие документов из архива организации
07.04.2017
Охрана труда архивиста